Lorsqu’on est chef d’entreprise, que ce soit un petit commerce ou une grande société, on se pose plein de questions sur les obligations légales. Et c’est tout à fait légitime puisqu’il est indispensable d’être aux normes. De fait, on peut également se demander ce qui est obligatoire ou non au niveau du matériel, physique comme numérique. Les caisses enregistreuses font partie du matériel quasiment indispensable pour tout commerce. Elles jouent un rôle essentiel dans la gestion des transactions et des opérations. Sont-elles strictement obligatoires ? C’est ce que nous allons voir.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse (ou caisse enregistreuse) ?
Un logiciel de caisse est une application informatique utilisée par les commerces de détail, les restaurants, et d'autres types d'entreprises pour effectuer des transactions de vente, enregistrer les paiements, et gérer divers aspects de leur activité. Les fonctions de ce logiciel sont :
- L’enregistrement des ventes en scannant ou en saisissant les articles vendus afin d’émettre un reçu ou une facture matérialisée grâce aux bobines pour TPE.
- La gestion des paiements en prenant en charge plusieurs modes de paiements possibles : espèces, cartes bancaires, chèques.
- La gestion des stocks pour tenir un registre des quantités de produits et mettre à jour les niveaux de stock de manière automatique, après chaque vente. Cela permet de générer des alertes en cas de nécessité de réapprovisionnement.
- La facturation pour générer des factures de transaction.
- La gestion des clients pour suivre les achats et créer des programmes de fidélité.
- Le rapport et l’analyse des ventes.
- La conformité fiscale.
- La sécurité.
Obligation légale ou pas ?
L’État français n’oblige pas les commerçants à posséder un logiciel de caisse. Cependant, les commerçants qui font le choix d’utiliser une caisse enregistreuse, et ils sont nombreux, sont soumis à certaines obligations et ce, depuis le 1er janvier 2018.
Cette obligation découle de la loi de finances pour 2016 (article 88), qui a introduit des mesures visant à lutter contre la fraude à la TVA. Cette législation impose aux entreprises d'utiliser un système de caisse sécurisé et certifié, notamment pour enregistrer les ventes et les encaissements. Si un commerçant n’est pas en mesure de prouver la sécurité de son logiciel de caisse et de fournir une certification, il peut encourir une amende de 7500€.
Bien que l’utilisation du logiciel de caisse ne soit pas strictement obligatoire, notamment pour les micro-entrepreneurs qui ne sont pas assujettis à la TVA, elle est souvent encouragée, voire requise par les autorités gouvernementales et fiscales pour garantir la transparence des activités commerciales et le respect des réglementations en vigueur.
Certification et sécurisation du logiciel de caisse
Les logiciels de caisse certifiés sont conçus pour répondre à des normes spécifiques en matière de traçabilité des ventes, de conservation des données et de sécurité. La certification garantit que le logiciel est fiable et conforme aux réglementations fiscales en vigueur :
- Les données de caisse doivent être conservées de manière sécurisée et inaltérable pendant une durée minimale de six ans. Cette exigence permet aux autorités fiscales de vérifier les transactions à des fins de contrôle.
- Les logiciels de caisse doivent être en mesure de générer des factures conformes aux exigences légales, notamment pour les entreprises assujetties à la TVA.
- Les entreprises doivent être en mesure de transmettre électroniquement les données de caisse à l'administration fiscale en cas de contrôle.
Les atouts d’un logiciel de caisse
Si les logiciels de caisse sont obligatoires pour toute entreprise qui est soumise à la TVA, ce n’est pas sans raison. En effet, les atouts du logiciel de caisse sont nombreux :
- Automatisation : Les logiciels de caisse automatisent de nombreuses tâches, telles que le suivi des ventes, la gestion des stocks et la création de rapports financiers, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
- Gestion des stocks : Ils facilitent la gestion des niveaux de stock en fournissant des informations en temps réel sur les produits vendus et les quantités disponibles.
- Analyse des données : Ces logiciels permettent de collecter et d'analyser des données sur les habitudes d'achat des clients, ce qui peut aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées.
- Gestion de la trésorerie : Ils offrent un suivi précis des transactions en espèces et des paiements électroniques via les TPE, ce qui facilite la gestion de la trésorerie.
- Rapports fiscaux : Les rapports générés par les logiciels de caisse peuvent simplifier la déclaration fiscale en fournissant des données fiscalement conformes.
On voit donc à quel point le logiciel de caisse, outre son obligation légale pour certains, présente des atouts non négligeables pour toute société. C’est un outil fondamental pour tout commerce dont le but est de regrouper plusieurs tâches en un logiciel afin de mieux gérer le paiement, la trésorerie, les stocks, etc. C'est un moyen de faciliter les choses en cas de contrôle fiscal, mais surtout, c'est un excellent outil de tous les jours pour assurer la bonne gestion de l'entreprise. C'est donc un excellent investissement.